Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en onderwerp

De klant is de verwerkingsverantwoordelijke; Arty Pictures BV is de verwerker. De verwerking bestaat uit het ontvangen, beveiligen, structureren, combineren, analyseren, tonen, synchroniseren, exporteren en op instructie verwijderen van gegevens om Fun Finance te leveren.

De verwerking duurt zolang de dienstverlening loopt, plus de beperkte export-, back-up- en verwijdertermijnen uit het bewaarbeleid.

2. Gegevens en betrokkenen

De verwerking kan betrekking hebben op identificatie- en contactgegevens, financiële transacties, bankrekeninginformatie, facturen, boekhoudposten, project- en klantinformatie, betaalstatussen, doelen, notities en vragen aan de assistent.

Betrokkenen kunnen zijn: de klant en zijn gebruikers, werknemers, bestuurders, klanten, prospects, leveranciers, contactpersonen, schuldenaars en andere personen die in financiële brongegevens voorkomen. De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën persoonsgegevens. De klant vermijdt die gegevens tenzij dit strikt noodzakelijk en rechtmatig is.

3. Instructies

Arty Pictures verwerkt gegevens alleen volgens gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder het normale gebruik van het platform, deze overeenkomst en supportverzoeken. Wanneer een instructie volgens Arty Pictures strijdig is met gegevensbeschermingsrecht, meldt Arty Pictures dit en kan zij de uitvoering opschorten.

4. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Personen met toegang zijn aan vertrouwelijkheid gebonden. Passende maatregelen omvatten toegangscontrole, veilige sessies, organisatiescheiding, encryptie van connectorgeheimen, beperkte beheerrechten, logging, snelheidslimieten, onderhoud en herstelmaatregelen. De maatregelen worden aangepast aan risico, stand van de techniek en kosten.

5. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming om subverwerkers te gebruiken. De huidige kerncategorieën zijn hosting en database (Cloudflare/OpenAI Sites), identiteit (Auth0/Okta) en AI-analyse (OpenAI API). Financiële bronnen die de klant zelf kiest, maken eveneens deel uit van de gegevensstroom.

Arty Pictures legt subverwerkers passende gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft verantwoordelijk voor hun verwerking voor zover de AVG dat bepaalt. Een materiële nieuwe subverwerker wordt vooraf gemeld via het platform of e-mail. De klant kan binnen veertien dagen gemotiveerd bezwaar maken; partijen zoeken dan een redelijke oplossing.

6. Internationale doorgifte

Bij doorgifte buiten de EER zorgt Arty Pictures voor een geldige doorgiftegrond en aanvullende maatregelen waar nodig, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

7. Hulp aan de klant

Arty Pictures helpt redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen, beveiligingsincidenten, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en overleg met toezichthouders. Verzoeken die rechtstreeks bij Arty Pictures aankomen en betrekking hebben op klantdata worden, waar toegestaan, doorgestuurd naar de klant.

8. Incidenten

Arty Pictures meldt een bevestigde inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat zij ervan kennis heeft genomen. De melding bevat, voor zover beschikbaar, aard, mogelijke gevolgen, getroffen gegevens en genomen of voorgestelde maatregelen. De klant beslist zelf over meldingen aan betrokkenen en toezichthouders.

9. Verwijdering en teruggave

Na het einde van de dienst kan de klant een export vragen. Daarna verwijdert of anonimiseert Arty Pictures klantdata volgens het bewaarbeleid, tenzij Unierecht of Belgisch recht bewaring verplicht. Back-ups verdwijnen volgens hun normale beveiligde rotatie.

10. Controle

Arty Pictures stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Een audit gebeurt maximaal eenmaal per jaar, tijdens kantooruren, na redelijke voorafgaande kennisgeving en zonder de veiligheid of vertrouwelijkheid van andere klanten te schaden. Extra audits zijn mogelijk na een relevant incident of op verzoek van een toezichthouder. Kosten zijn voor de klant, tenzij een wezenlijke tekortkoming wordt vastgesteld.